Digitale Medien bieten eine Vielzahl von Möglichkeiten, Arbeitsabläufe zu vereinfachen und effektiver zu gestalten. Trotzdem entscheiden sich viele Unternehmen dazu, weiterhin analog zu arbeiten. Das liegt oft vor allem daran, dass die Umstellung auf neue Systeme sowohl Zeit als auch Geld benötigt. Trotzdem hat das Integrieren von neuen Medien viele Vorteile und kann langfristig zum wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens beitragen.
Zentrale Informationsbereitstellung für Arbeitsanweisungen
Digitale Plattformen ermöglichen es, alle relevanten Informationen an einem Ort zu bündeln. Seit der Corona-Pandemie arbeiten immer mehr Personen im Home Office, was dazu führt, dass Informationen, die zur Arbeit benötigt werden, ortsunabhängig abgerufen werden müssen. Cloud-basierte Tools wie Microsoft Teams, Slack oder Asana fördern nicht nur die Zusammenarbeit, sondern erleichtern auch die Arbeit von verschiedenen Orten aus, da alle Mitarbeitenden jederzeit Zugriff auf aktuelle Daten und Dokumente haben. Mit digitalen Medien können Unternehmen hybride Arbeitsmodelle unterstützen. Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – digitale Lösungen stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden reibungslos arbeiten können.
Effiziente Kommunikation innerhalb der Organisation
Digitale Kommunikationsmittel wie Chats, Videoanrufe und Kommentarfunktionen in Projektmanagement-Tools reduzieren den Zeitaufwand für Meetings vor Ort und E-Mails. Teams können in Echtzeit miteinander arbeiten, unabhängig von ihrem Standort. Wenn eine Person eine Aufgabe beendet, kann sie mit einem Klick das Feedback des Teams anfordern. Verbesserungsvorschläge können direkt in der Datei oder im entsprechenden Programm hinterlegt werden und müssen nicht mehr aufwändig in Mails ausgetauscht werden. Das spart auf Dauer viel Zeit und sorgt für eine flüssigere, schnellere und effektivere Kommunikation zwischen den Angestellten.
Transparenz und Verantwortlichkeit für eine Planungsstruktur
Mithilfe digitaler Tools können Aufgaben klar zugewiesen und Fortschritte transparent verfolgt werden. Dies fördert nicht nur die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden, sondern erleichtert auch die Kontrolle für Führungskräfte. Diese Art der Transparenz sorgt dafür, dass sich die einzelnen Teams fortlaufend gegenseitig Feedback geben, was dazu führt, dass sich die Prozesse innerhalb des Unternehmens stetig selbst verbessern. So ist es nicht mehr die Aufgabe der Führungskräfte, Aufgaben an unterschiedliche Personen zu verteilen, deren Fortschritte zu überwachen und Feedback zu geben. Mit gut strukturierten Programmen nimmt dieser Bereich sehr viel weniger Zeit in Anspruch.
Automatisierung von Routineaufgaben
Das Verwenden von digitalen Medien zur Planung und Organisation des Unternehmensalltags kann langfristig viele positive Einflüsse haben. Sie ermöglichen es, wiederkehrende Prozesse zu automatisieren. Zum Beispiel können durch automatische Erinnerungen oder integrierte Workflows Aufgaben schneller und zuverlässiger bearbeitet werden. In vielen Anwendungen für die Organisation der Arbeit in Unternehmen lassen sich regelmäßig wiederkehrende Aufgaben eintragen. So können Mitarbeitende beispielsweise an monatliche Berichte oder Ähnliches erinnert werden. Das reduziert nicht nur den Arbeitsaufwand, sondern sorgt auch dafür, dass die Aufgaben nicht vergessen werden, wenn niemand daran denkt, sie speziell einzutragen.
Digitale Plantafeln für die Arbeitsabläufe
Digitale Plantafeln sind ein Beispiel für die Optimierung des Arbeitsalltags. Sie kombinieren die Funktionen einer klassischen Plantafel mit den Vorteilen moderner Technologie und finden in unterschiedlichen Branchen Anwendung. Sie dienen dazu, Arbeitsprozesse, Termine und Aufgaben zu visualisieren. Das ermöglicht dem gesamten Team einen besseren Überblick über die Ressourcen und Deadlines, die eingehalten werden müssen. Es gibt zahlreiche unterschiedliche Plantafel Funktionen – derartige Tools vereinen die Vorteile vieler Programme in sich, denn sie aktualisieren sich automatisch und sind so stets auf dem neuesten Stand, was die Koordination erleichtert. Sie lassen sich leicht an spezifische Anforderungen anpassen und es lassen sich unterschiedliche Ansichten für die verschiedenen Teams erstellen. Viele digitale Plantafeln lassen sich in bestehende Systeme integrieren. So können sie mit Projektmanagement Tools, Kalendern und Zeiterfassungssystemen verknüpft werden, um eine nahtlose Arbeitsorganisation zu gewährleisten.
Umstellung auf digitale Planungsmethoden
Die Einführung digitaler Werkzeuge erfordert eine klare Strategie. Zu Beginn sollte eine Bedarfsanalyse durchgeführt werden, um festzustellen, in welchen Bereichen die Struktur des Unternehmens verbessert werden sollte. Das kann beispielsweise die Planung, Kommunikation oder Dokumentenverwaltung, aber auch ein ganz anderer Bereich sein. Es ist wichtig, dass die Mitarbeitenden mit den neuen Tools vertraut gemacht werden. Schulungen und regelmäßige Feedbackrunden helfen dabei, die neuen Werkzeuge effektiv einzusetzen. Gleichzeitig sollte man im Auge behalten, dass die einzelnen Teams unterschiedlich arbeiten und dass die verwendeten Systeme daran angepasst werden müssen, um reibungslose Prozesse zu ermöglichen.